Je event plannen in coronatijd?

Waarom moet je juist nu wél een event plannen en niet wachten totdat alles verruimt is? Je event plannen in Coronatijd, is dat wel slim?

Omdat je een evenement wel een aantal dagen van te voren kan afzeggen, maar niet een aantal dagen van te voren kunt organiseren.

Dus spookt het bij jou en/of je collega’s door het hoofd? Wat doen we… wel of niet alvast een datum prikken en een programma bepalen? Dan zeggen wij volmondig ‘ja!’… doen!
Natuurlijk zijn er gegronde redenen om het niet te doen, maar wij focussen ons op wat wél kan en niet op wat niet kan!

Hieronder onze lijst waarom je je teamdag, bedrijfsuitje, teambuilding, bijeenkomst of business event wél nu moet plannen;

Waarom je evenement nu juist wél plannen?

• Door Covid-19 zijn (bijna) alle evenementenbureau’s soepel met annuleren. Vaak nog 24 uur van te voren.Dus dat vormt geen risico. Uiteraard erg jammer, maar we prikken samen gewoon een nieuwe datum. Geen probleem bij Buro In!, Buitenkokers en Veluwe Experts.
  En omdat wij jouw evenement tot in de puntjes geregeld willen hebben, zijn wij daar altijd wel een aantal weken of maanden van te voren mee bezig.
  
  Wij adviseren wel om de evenementen voor de zomervakantie in te richten tot maximaal 100 personen. Wij denken dat er vanaf mei-juni 2021 weer gestart wordt tot 30 personen en dit aantal weer langzaam gaat oplopen.
  
• Elk evenement, en zeker vlak na Covid-19, zullen een onschatbare impact creëren. En dan hoef je nog niet eens iets speciaals te doen. Alleen al borrelen, samenkomen met bijvoorbeeld lekker eten op een unieke locatie kan al voldoende zijn.
  
  Denk je eens in als je nu zou zeggen tegen je team of medewerkers; ” hou 22 juni a.s. vrij in je agenda, wij gaan iets gaafs doen samen”.
  Neem van ons aan, dat heeft impact en iedereen verheugd zich weer ergens op. Fijn als er weer een focus is naar een datum voor iets leuks met elkaar.Het is niet te onderschatten hoe snel je uit elkaar groeit ondanks allerlei teams en zooms sessies.
  
  Dus wil je weer allemaal met de neuzen dezelfde kant op? Organiseer een dag waarin je de verbinding weer met elkaar kan voelen.
  Natuurlijk doen wij dat graag met een leuke teambuilding en daarna lekker eten en borrelen. Genoeg mogelijkheden dus bel gerust voor een leuke brainstorm hierover.
  
  En wat te denken van dat moment, dat jouw bedrijf als één van de eersten de mensen weer bij elkaar brengt…
  
• Laten we het nog eens uitleggen: het vak van live communicatie en marketing middels evenementen is groot geworden door creativiteit.Het is de basis van ons vak. Als we in deze tijden die creativiteit inzetten om tot impact en effect te komen, dan kan het! Stel dat je nou de komende maanden echt nog maar met kleine groepjes samen kan komen, dan doen we dat toch?
  De teambuildings dag niet met 100 man, maar met 20 x 5.
  
  Ieder groepje van 5 leer elkaar zo supergoed kennen, doet wat activiteiten en de rode draad door de dag is de ‘uitdaging’ van het bedrijf waar ieder groepje tot een oplossing komt, en het volgende groepje gaat daar mee verder, en daarna het groepje daar na en aan het eind van de dag worden al die ideeën en visies samengebracht in een online afsluiter…als het niet anders kan, kunnen wij het nog wel….Wij hebben gave concepten op de plank liggen die we graag met je doornemen.
  
• En er is perspectief.
  Nog niet zo concreet als we zouden willen, maar het is er wel. Richting de zomer zeker. Met sneltesten, toegangstesten, vaccinatie is het risico niet zo graag om kleinschalige events nu in te gaan plannen. Daarnaast verzorgen wij bij Buro In!, Buitenkokers én Veluwe Experts bijna alles buiten. Op super gave locaties, waar je ook nog eens alleen met jouw gezelschap aanwezig bent.
  Veiliger kan het niet.
  
• Als je je evenement of bijeenkomst nu plant is er nog ruime keuze uit data, programma’s en locaties. Vooral onze Schaapskooi in Garderen is altijd snel volgeboekt.
  Zeker in juni. En nogmaals, kan het niet…dan verzetten we de datum.
  Desnoods tillen we het over de zomervakantie heen.
  
  

Waarom zou je het niet doen?

• Durven mijn medewerkers of mijn team wel te komen?
  
  Dat kun jij natuurlijk beter inschatten dan wij. Maar als de planning van het vaccineren blijft zoals deze nu staat, is hoogstwaarschijnlijk een groot deel van je team al gevaccineerd, in ieder geval één keer.
  Daarnaast zorgen wij natuurlijk voor absolute veiligheid. Met de uitkomsten van de Fieldlab onderzoeken zien wij nu al dat het risico miniem is.
  Met afstand, handen wassen, buiten, de zon die gaat schijnen is dit alleen maar meer.
  
• Is er vlak voor de zomer vakantie wel weer genoeg versoepeling?
  
  Wij zeggen; zie punt 1 en 5 hierboven. Ja, wij denken dat de verruiming er zal zijn, zo vlak voor de zomervakantie. En zeker voor groepen tot ongeveer 30-40 personen en buiten.
  En zo niet, dan zijn er alternatieven denkbaar zoals de groepen opsplitsen.
  
• Ik word toch geen brandhaard?
  
  Met passende voorzorgsmaatregelen zie je nu al dat de Fieldlabs het tegenovergestelde van een brandhaard bleken. Daar werden de events ook niet voor georganiseerd, maar met test vooraf en achteraf, heb je nu in ieder geval het bewijs dat er geen brandhaarden ontstaan.

Dus…wij zeggen DOEN! Plan je evenement voor deze zomer of erna al lekker vast in.
Wil je dat wij meedenken voor een passend programma en/of wil je vast één van onze locaties reserveren? Bel of mail ons dan snel, dan staat jouw naam op die bijzondere datum.